UNC PCard 政策及程序

北科罗拉多大学采购卡(PCard)项目提供VISA 由美国银行发放给博天堂官方教职员工的品牌非接触式信用卡 approved university-related business purchases. These contactless cards also include 一种带有磁条的芯片，因此可以在终端上轻敲、插入或刷卡 取决于它是如何设置的.

PCard是公司责任信用卡，而不是个人责任信用卡， 这意味着博天堂官方每个月都要支付信用卡账单和你的个人信用卡账单 申请和接收PCard不会访问、考虑或影响历史记录 as Social Security Numbers 和 birth日期s are not provided to US Bank.

可以将PCards配置为购物卡、旅行卡或组合卡 采购/旅行卡. How each card is configured is determined by 的 cardholder's 院系或学院，但单笔购买的上限为9999美元 that exceed this amount require a purchase order before making 的 purchase. 这张卡 can be used for in-store purchases as well as phone or online purchases. 每张卡片 是根据持卡人的购买需求量身定制的，以帮助减少信用卡的减少，以及 to minimize 的 potential for fraud if a card is lost or stolen.

PCards cannot be used to make personal purchases. Cardholders are asked to treat 的ir 带着同样的责任感和安全感的PCard，他们会用它来 个人信用卡. Violations of policy 和 procedure can result in card suspension, card cancellation, or in some cases, termination of employment.

• 如何获得PCard

  Work with your department, school, college or program to complete a 持卡人申请.

  在你的部门、学校、学院或项目批准了你的PCard申请后， it is routed to 的 PCard manager for ordering. 你会 receive an automatic notification 当卡已订购，并将通过电子邮件通知，一旦它到达.

  PCards在订单下达后3-5个工作日内集中运送到采购办公室 日期.

• 激活您的PCard

  Your PCard can be activated online or by phone. Instructions for both options are 详情见 激活美国银行卡 文档.

  Cards must be activated before 的y can be used. 这张卡 activation process is separate from 的 account registration process, so be sure to complete both.

• Register Your Access 在线 Account

  您需要在第一次访问时注册您的Access 在线帐户 system through 的 SSO link in Ursa. Instructions for this process are detailed in 的 注册及上网帐户 文档.

  注册了帐户后，SSO链接应该会自动将您登录到 下次再用. The account registration process is separate from 的 card activation process, so be sure to complete both.

  如果在激活过程中遇到任何错误，请与程序管理员联系.

• 重置您的PCard PIN

  The PIN associated with your PCard can be reset online or by phone.

  在线
  访问 访问.usbank.com, do not use 的 SSO link, 和 click "Change Your PIN" on 的 login screen. 你会 需要输入卡号、有效日期和手机的最后四位数字 number as assigned on 的 account, 的n follow 的 prompts to reset 的 PIN.

  电话
  致电美国银行客户服务部. If calling from 的 United States or Canada, dial 800-344-5696. 你会 reach an automated system. When prompted by 的 automated system that will ask for 的 16-digit card number 和 的 5-digit zip code (80639). 选择选项2. After 的 balance information is read, select option 5.
  如果从美国或加拿大以外的地方打电话，请拨国际拨号 代码是701-461-2010. 

• 遗失或被盗咭

  您有责任为您的PCard和任何购买的安全 PCard帐户. If you think you lost your PCard, or that your PCard has been stolen 请立即致电美国银行客户服务部800-344-5696至 挂失/被窃. It is important to report your PCard lost/stolen promptly to avoid liability for fraudulent 交易. Once a PCard is reported lost or stolen, a new PCard will be issued to replace 的 lost or compromised card.

• 有争议的费用

  PCard收费可以在线与美国银行进行争议，原因包括问题 with delivery, quality, service, duplicate charges, or incorrect pricing. 然而, 如果你在你的PCard上看到一项或多项你知道你没有授权的费用， your PCard may have been compromised. If this is 的 case, 的n please refer to 的 遗失或被盗卡部分.

  在与美国银行争论错误的PCard收费之前，您必须与商家联系 who processed 的 charge to see if 的y can correct 的 issue for you. 当你联系 商家博天堂官方网站有争议的费用，请保留与您的沟通记录 的 merchant; this may include emails, texts, 和/or a record of phone calls that 包括与你交谈的人的名字，你与商人联系的日期， 以及商人的反应.

  如果商家无法就争议提供令人满意的解决方案 收费，然后你可以在网上上网对收费进行争议.

• 信用额度事实

  Your credit limit was established by your department or college. 如果你需要的话 如果您的信用额度有所调整，请与您的董事、董事长或会计专员联系 讨论你的需求. Your director, chair or Accounting Specialist can contact 的 并要求对您的信用额度进行他们认为必要的任何更改.

• Inappropriate, Disallowed or Non-approved PCard Use

  如持卡人授权不适当的、 disallowed or non-approved PCard 交易. In certain instances, 的 cardholder 可能会被采取额外的行动，包括立即终止雇佣关系.

• 免征销售税

  The University is exempt from paying Colorado state sales 税; it is 的 cardholder's 有责任通知商家购买的商品不受科罗拉多州销售的限制 税. The 税 exempt number is printed on 的 front of each PCard 和 a 免税证书 is also available should this 文档 be requested by a merchant.

• Required Documentation for PCard Transactions

  分项收据 is required for each 事务 on your PCard. 分项收据 contains 的 following information:

  • 交易日期
  • 商人的名字
  • 购买说明
  • 购买金额

  In addition, some purchases require additional backup 文档ation. 餐饮采购 that include alcohol require an 酒类批准表格 to be completed in OnBase prior to 的 purchase(s). 购买礼品卡需要一个 waiver from General Accounting prior to purchase. 

  当对账时，这些文件应包含在Access 在线的收据中 交易. It is also helpful to maintain a PCard交易日志. 

• 持卡人的责任

   这张卡holder is responsible for 的 following:

  • Reviewing PCard 交易 online on a monthly basis;
  • 在他们的PCard对账单上识别并记录所有的交易 receipts 和 any required forms 和 approval emails for purchases. 你将被要求 以个人资金偿还任何不适当的活动 文档ed as a University-related business expense;
  • 确保在购买时不收取科罗拉多州销售税;
  • 在每个账单结束时提供所有PCard交易的明细收据 cycle; 和
  • 完成并提交采购所需的任何额外备份文件 酒精批准表格，礼品卡豁免，或购买批准信和电子邮件.

  看到 对帐PCards美国银行 for instructions on this process.

• Card Reallocator Responsibilities

   重新分配/协调PCard交易的个人负责以下事项:

  • 将所有PCard交易重新分配到适当和准确的帐户字符串 在每个月的PCard重新分配截止日期之前，为其指定的持卡人; 和
  • 为每个持卡人输入清晰而简洁的商业购买描述 事务.
• Fund Approver Responsibilities

   Fund Approvers are responsible for:

  • 审查所有的PCard交易被收取到您的帐户字符串;
  • 识别未经批准或不允许的PCard交易被记入您的帐户 字符串;
  • 在Access 在线内批准PCard交易，以证明您正在批准 的 交易 that are being charged to your account 字符串; 和
  • 发起适当的行动，或联系PCard经理发起适当的 action, for any PCard 交易 that should not or cannot be approved.

  Appropriate action is determined by 的 severity of 的 infraction. 可能的行动 for non-approved or disallowed PCard 交易 can include:

  • Having 的 cardholder reimburse 的 University for 的 事务;
  • Suspending 的 PCard for an appropriate period of time;
  • Deactivating 的 card account permanently; 和/or
  • Terminating cardholder's employment.

  看到 Approving US Bank Transactions for instructions on this process.

• 有用的链接

  UNC Visa卡指南
  持卡人申请表格
  持卡人的责任
  免征销售税 Certificate
  常用帐号代码
  费用跟踪日志
  对帐PCards美国银行
  Approving US Bank Transactions

• 定义

  卡分拨员:负责输入适当帐户的人员 string for each 事务 for one or more cardholders. 

  基金审批人:有权批准某项支出的人 of UNC funds from a specified account string.

  重新分配:分配适当和准确的帐户字符串的过程 到每个PCard事务.